Economizar papel é uma medida fundamental para as empresas que desejam adotar práticas sustentáveis e como consequência tornarem-se mais competitivas no mercado.
Hoje, após tantos avanços, e com a necessidade urgente de se preocupar com o meio ambiente, ser sustentável é uma estratégia obrigatória, que perpassa todos os planos, políticas e setores de uma empresa que deseja estar bem posicionada.
Neste guest post, produzido pela equipe da empresa Tangerino, você entenderá a importância de economizar papel, o quanto isso afeta, positivamente, a imagem da empresa, além de ver algumas dicas práticas para começar a implantar essa economia no seu negócio.
Acompanhe a leitura!
Economizar papel: 3 benefícios da prática
As vantagens de economizar papel no ambiente empresarial vão desde a melhora de produtividade até a redução de custos. Vamos conhecer separadamente cada um desses benefícios.
Maior produtividade
Imagine que a sua empresa possui um enorme cadastro de clientes e que, diariamente, os setores precisam consultar os arquivos para acessar essas informações. Qual seria a forma mais ágil de trabalhar com esses dados?
Disponibilizá-los em uma sala e, sempre que necessário, procurar o nome do cliente manualmente?
Ou manter esses dados digitalizados e organizados em um sistema armazenado na nuvem, cujo acesso pode ser feito de qualquer lugar e por qualquer pessoa autorizada?
A resposta parece óbvia, a princípio, mas, mesmo com tanta tecnologia disponível no mercado, uma pesquisa recente, feita pela Association for Information and Image Management (AIIM), mostrou que 40% das empresas ainda mantêm seus registros em papel.
Outro dado, levantado pela Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD), mostrou que os gestores gastam cerca de quatro semanas por ano apenas procurando informações.
O motivo está diretamente ligado a problemas com o armazenamento inadequado ou arquivos desorganizados.
Olhar a questão por essa ótica ajuda a entender que documentos digitalizados e informações mantidas em um sistema online economizam tempo, aumentam a produtividade e reduzem os problemas com perda de papéis.
Melhor reputação
Consumidores preferem empresas sustentáveis. Essa afirmação é cada vez mais comprovada por pesquisas e por análises do comportamento de compra dos consumidores.
É o caso da pesquisa “Comportamento do Consumidor: Sustentabilidade e Consumo Consciente”, realizada pela Opinion Box.
O levantamento, feito em 2019 em todos os estados brasileiros, mostrou que um, a cada três entrevistados, se preocupam muito com as práticas sustentáveis das marcas e 55% dão preferência àquelas que são conhecidas por cuidar do meio ambiente.
A visão que as pessoas têm da marca impacta diretamente no seu valor de mercado. E empresas que visam economizar papel atraem os consumidores por sua consciência ecológica e pelo uso de tecnologias.
Menos custos
O papel por si só pode não ser caro, mas quando o uso é desenfreado o desperdício começa a pesar no orçamento. Além disso, associados a essa problemática, existem os gastos com armazenamento, impressão e manutenção de documentos.
Uma pesquisa conduzida pela Gartner Inc. estimou que 3% dos lucros das empresas são destinados aos gastos citados acima!
Mas, afinal, como economizar papel, na prática?
Continue a leitura para descobrir!
8 dicas para economizar papel na sua empresa
De acordo com as estatísticas do The World Count, uma pessoa gasta mais de duas folhas de papel por hora. No ambiente empresarial esse número pode ser até maior, mostrando a importância de instituir uma cultura de economia de papel.
Para te ajudar com isso, separamos 8 dicas!
1. Para economizar papel, faça um treinamento de conscientização dos funcionários
Toda ação, para ter sucesso, precisa ser precedida por conscientização.
Para conseguir a economia de papel por parte dos funcionários, a empresa precisa investir em uma ação de engajamento, explicando porque todos precisam colaborar.
É preciso mostrar como a redução do uso de papéis favorece o meio ambiente, a empresa e, consequentemente, possibilita o investimento em ações para os funcionários, como aumentos salariais e benefícios.
2. Entenda como a sua impressora funciona
Para economizar papel é fundamental entender o funcionamento da impressora e fazer com que todos a conheçam também.
Isso implica descobrir suas funções econômicas, como ocorre a impressão frente e verso, a manutenção do toner e até como configurá-la para imprimir, por exemplo, quatro páginas em apenas uma folha, em tamanho reduzido.
3. Instale um controle de impressão por login
Apesar de não ser um impedimento para que os funcionários façam impressões, o controle pode inibir a impressão de documentos pessoais, pois fica registrado o que cada funcionário imprimiu e em qual quantidade.
A empresa também pode optar por fornecer uma cota de impressões por mês para cada colaborador, com base na média mensal que cada um usa.
4. Invista em software e sistemas na nuvem
Como já mostrado, empresas que armazenam seus documentos na nuvem têm um ganho significativo de tempo e espaço.
Existem diversas opções de sistemas gratuitos que permitem, por exemplo, que várias pessoas acessem o mesmo documento simultaneamente.
Assim, em vez de imprimir um texto para correção, todos podem acessar o mesmo documento e marcar suas alterações, que ficam registradas.
5. Crie um programa de reciclagem
As ações de reciclagem de papel podem se dar de diversas maneiras.
Você pode incentivar o uso de papéis usados somente de um lado para servirem de blocos de anotações, a instalação de lixeiras especiais de coletas de papel para envio à reciclagem e também na parceria com instituições que fazem esse serviço.
6. Sugira aos clientes e fornecedores o uso de comprovantes digitais
Em vez de imprimir e enviar boletos e notas fiscais, por que não optar por fazer esses mesmos serviços via e-mail, por exemplo?
Sugira essa prática aos clientes e fornecedores e deixe a impressão apenas para casos específicos, como o de clientes que não têm acesso à internet ou que prefiram essa forma, por estarem mais familiarizados.
7. Adote o sistema de ponto digital
Com a adoção do ponto digital não é preciso imprimir os comprovantes de ponto e nem usar cartões de papel, pois o comprovante é enviado por e-mail.
Ou seja: mais uma economia.
Utilize o recurso da assinatura digital
O recurso da assinatura digital serve para assinar qualquer documento eletrônico e tem validade jurídica, pois, como está vinculada a um certificado digital, representa a assinatura de próprio punho.
Percebeu como economizar papel é uma estratégia que gera benefícios para todos os envolvidos? Leve essas dicas para sua empresa e veja os resultados.
E, por falar nisso, temos também um artigo para te ajudar a organizar documentos de escritório, o primeiro passo para a economia.