A sua empresa adota a destruição de documentos? Boa parte do papel utilizado nas empresas é destinado à impressão de arquivos, que em algum momento deixam de ter serventia e precisam ser descartados.
Sabemos que apenas jogar esses papéis no lixo comum pode ser perigoso pelo risco de vazamento de informações da corporação e de seus clientes.
Por isso, muitas vezes bate a dúvida: é possível destruir documentos de forma segura e, ao mesmo tempo, ecologicamente correta?
A resposta é sim!
Para saber porque optar por esse método, entender como ele é feito, como definir os documentos a serem descartados e como aplicar isso no seu trabalho, continue a leitura!
Destruição de documentos: porque optar por ela?
As informações estão em todo lugar. Em HD’s, e-mails, nas nuvens…
A grande oferta por “espaços” digitais para salvar documentos, de toda ordem, nuca foi tão grande. Porém, isso veio acompanhado de riscos, o que levou à necessidade de se investir em soluções de segurança contra o ataque de hackers!
Por outro lado, as preocupações não estão limitadas ao universo digital, uma vez que dados sensíveis documentados e impressos também podem ser alvos do interesse de gente mal-intencionada.
Assim sendo, é natural que empresas se preocupem em dar uma destinação segura a documentos cujo prazo de retenção (período pelo qual cada registro precisa ficar armazenado) já expirou.
A decisão evita o vazamento de informações e ainda contribui para reduzir a papelada em arquivo, liberando espaço e tornando a rotina na organização mais simples.
E, ao pensar em destruição de documentos, além da segurança, também é importante prezar pelo descarte ecologicamente correto. Foi-se o tempo em que processos como a incineração eram aceitáveis, agora é preciso dar um fim aos arquivos físicos de modo inteligente.
Além disso, ao adotar práticas sustentáveis para lidar com seus arquivos físicos, as empresas se posicionam como entidades amigas da preservação ambiental, um excelente valor se pensarmos no Marketing Verde.
Como definir os documentos que serão destruídos
Imagine você procurando o contrato de um cliente no arquivo da sua empresa, que não é organizado há um bom tempo, quanto tempo imagina que irá gastar até encontrá-lo?
Uma pesquisa conduzida pela Associação Brasileira de Gestores de Documentos (ABGD) concluiu que profissionais perdem um mês por ano procurando informações. Impressionante, não é?
Para solucionar esse problema, a digitalização dos arquivos é a melhor opção. Sim, existem empresas que preferem a manutenção de dados impressos, mas para não comprometer a produtividade dos funcionários é necessário ter disciplina na organização dos mesmos.
O primeiro passo para isso é destruir os documentos muito antigos, especialmente aqueles que o prazo de retenção já acabou. Além disso, também é interessante realizar um levantamento de clientes e contratos inativos, para que as informações sejam desprezadas.
Se a sua empresa passou ou está passando por algum processo de digitalização de informações, faça um levantamento das que já estão na nuvem e descarte a sua versão física.
A organização é crucial para evitar que registros ainda em uso acabem passando pelo processo antes do prazo, o que não é produtivo.
Selecionados os papéis, a empresa precisa determinar o que fazer com eles. E para ajudar nessa tomada de decisão vamos detalhar o processo de destruição de documentos.
Destruição segura de documentos: como é feita?
Vamos agora discutir sobre os métodos disponíveis para a destruição de documentos de forma segura!
O que não fazer na destruição de documentos
Vamos começar por o que não fazer.
Como mencionado anteriormente, a incineração era considerada aceitável e segura, já que é impossível recuperar informações que viraram cinzas.
Outras formas de destruição, ainda, envolvem a dissolução dos papéis com o uso de produtos químicos, mas essa alternativa também gera resíduos poluentes, então está fora de questão.
Agora sim, o descarte ecológico
Para evitar que as ações da empresa causem problemas para o meio, a saída é buscar por uma forma segura e ecologicamente correta de destruir os arquivos.
Porém, nesse ponto, entra a maior preocupação de todas, e sabemos que você já pensou nela: é possível confiar em uma empresa a ponto de entregar seus itens mais valiosos para a reciclagem?
Sim, é possível, desde que você o faça com o parceiro correto!
Como a BH Recicla lida com documentos para reciclagem
Um dos serviços mais procurados aqui, da BH Recicla, é a coleta e destruição de documentos, sejam eles papeis ou equipamentos de mídias.
Fazemos o recolhimento desses materiais e damos um fim adequado a eles com total sigilo, conforme a lei e mediante um valor que varia de acordo com o volume e tipo de material.
Para comprovar isso, emitimos um certificado de destinação de resíduos que registra a realização e a sustentabilidade do processo.
Para a destruição de documentos de forma segura e ecológica entre em contato conosco e solicite a avaliação.
Ah, e se você quer ter acesso a mais dicas de como organizar a papelada na empresa, confira o nosso artigo!