A reunião com o chefe é daqui a pouco e você não consegue localizar o contrato do cliente de jeito nenhum. Quer evitar que esse tipo de situação ocorra? Descubra como organizar os documentos do escritório em 10 passos. ** **
As versões digitais estão ganhando espaço no mercado, como os serviços de nuvem que são capazes de abrigar milhares de documentos. É o caso do Dropbox, Google Drive, One Drive, entre outros.
Mas não é novidade que a papelada ainda é uma realidade do dia-a-dia do escritório. E um artigo da Serasa Experian só confirma isso:
“Ainda que 87% das empresas afirmem se preocupar em reduzir o uso do papel no escritório, 63% das companhias brasileiras de todos os portes e segmentos ainda não adotaram o processo de assinatura digital e/ou eletrônica”.
Como consequência, temos uma pilha de documentos ocupando um espaço físico precioso e dificultando a produtividade no trabalho.
Como lidar com essa situação então? Siga nos acompanhando para ficar por dentro das melhores técnicas de como organizar os documentos do escritório.
1. Entenda o que você precisa organizar
Você provavelmente já ouviu a máxima “o que não é medido, não é gerenciado”, de Robert Kaplan e David Norton. Na hora de organizar os documentos do escritório, o pensamento é similar.
O primeiro passo é pensar em todos os lugares que os seus documentos de escritório estão armazenados e espalhados.
Pois, apesar de a organização ser um processo contínuo, nessa primeira “limpa”, o ideal é que você consiga reunir todos aqueles papéis sob sua responsabilidade de uma vez. Dessa forma, você evita encontrar uma “última gaveta” desanimadora no fim do processo.
Se for inviável trazer tudo à tona junto, você pode listar os locais que devem ser levados em conta e se programar para dedicar um tempo para cada um.
2. Descarte o que não faz sentido
Agora que você conhece o que precisa ser organizado, é o momento de separação e triagem.
Foque em selecionar apenas os arquivos que são de fatos relevantes. Descarte papéis sem valor, como documentos e apostilas desatualizadas, recibos, comunicados internos antigos e por aí vai.
3. Organize em ordem alfabética
Com os documentos relevantes em mãos, colocar em ordem alfabética vai direcionar ainda mais sua organização. O tempo gasto agora trará mais agilidade para o nosso próximo passo no processo de como organizar documentos de escritório.
4. Crie categorias
É hora de categorizar os papéis por setor, área, temas ou assuntos. Uma dica crucial para não se perder é etiquetar as pilhas de papéis à medida que for separando tudo.
Algumas sugestões de categorias são:
- Rh;
- Financeiro;
- Operacional;
- Marketing.
- Ou até coisas mais específicas como:
- Cadastros de Clientes;
- Notas Fiscais;
- Documentos Administrativos;
- Relatórios Consolidados.
5. Crie subcategorias
Este passo vai depender de como o anterior foi feito e do que você julgar interessante para cada categoria criada.
Uma das subcategorias mais básicas é a ordem alfabética, especialmente quando estamos lidando com um volume alto de documentos de escritório em uma categoria.
Para ficar mais claro, pense na categoria cadastro de clientes. Ainda que você já tenha ordenado os nomes de acordo com o alfabeto, você também pode criar uma etiqueta para a subcategoria letra “A”.
Outro exemplo é separar seu cadastro de clientes por serviço oferecido. Ou as notas fiscais por mês, semestre ou fornecedor.
O mais importante aqui é ver o que te atende. Afinal, a organização dos documentos do escritório tem como objetivo facilitar o seu cotidiano e aumentar sua produtividade.
6. Identifique as pastas
Lembra da etiqueta para não perder o controle na hora da organização? Você pode ir além, utilizando pastas coloridas, por exemplo.
Dessa forma, será cada vez mais rápido localizar um documento. É só bater o olho na pasta verde, que você já sabe que se trata de contratos comerciais.
7. Digitalize, se possível
Essa dica funciona tanto para documentos de extrema importância como para aqueles não tão imprescindíveis assim.
Acidentes acontecem e ninguém quer perder a garantia de um produto porque a nota fiscal foi danificada. Por outro lado, se um documento físico não for essencial, mas tem uma informação importante, você pode digitalizá-lo e manter apenas a versão digital.
Dessa forma, você libera espaço na sala e previne dores de cabeça.
8. Habitue-se!
Agora está tudo organizado, mas passado um mês, sua mesa está cheia de documentos espalhados novamente.
Para evitar que isso ocorra, entenda que a organização deve ser adotada como prática diária. São 5 minutinhos que vão te render economia de tempo e evitar desgastes quando um documento for solicitado.
Não deixe as coisas acumularem, crie o hábito de organizar à medida que os novos papéis vão chegando. Não consegue colocar o contrato na pasta amarela agora? Está tudo bem.
Nosso próximo passo irá te ajudar nisso.
9. Crie um “recebidos”
Esta é uma dica interessante especialmente para quem tem a rotina corrida. Nesses casos, talvez seja mais interessante ter um dia da semana para se dedicar à categorização, por exemplo.
Entretanto, para que as coisas não fujam do controle e você tenha que começar tudo do zero, mantenha um espaço para seus documentos** **recebidos, impressos, etc.
Esse espaço funciona como uma caixa de entrada. O novo papel chega na sua sala, você o coloca em “modo de espera”. Pode ser uma pasta específica, uma gaveta, um clips de papel.
O importante é acessar essa documentação em algum momento e direcioná-la para um dos locais que você já definiu.
10. Vá para além do escritório
**Como organizar documentos de escritório **pode ser uma prioridade por conta da necessidade urgente no ambiente de trabalho.
Porém, começar com esse hábito no serviço pode ter reflexos até na sua vida pessoal, visto que você melhora sua gestão de tempo, comprometimento e organização como um todo.
Além disso, ao tomar consciência da quantidade de papel presente no seu cotidiano, é mais fácil repensar o consumo.
Afinal, economizar papel vai muito além de aumentar sua produtividade e tornar seu escritório um local mais agradável. Também implica em evitar a poluição, por exemplo, por meio do descarte adequado do material que não será utilizado.
Gostou das nossas dicas de como organizar os documentos de escritório? Veja também o nosso post sobre como manter a casa em ordem!